Controlli a distanza dei lavoratori: diritti e limiti del datore di lavoro

Cosa sono i controlli a distanza?

Nell’ambito del rapporto gerarchico esistente tra lavoratore e datore di lavoro, quest’ultimo è legittimato ad esercitare forme di controllo a distanza dei lavoratori sui luoghi dell’azienda o sugli strumenti informatici aziendali.

Nel primo caso, tali controlli sono generalmente effettuati ‘in remoto’ (in assenza del datore di lavoro o del personale addetto alla sorveglianza) tramite l’uso di strumenti elettronici quali impianti di videosorveglianza. Nel secondo, il controllo avviene sulla strumentazione aziendale (telefoni cellulari, tablet, ecc.) forniti al lavoratore per lo svolgimento della prestazione lavorativa e consiste nella possibilità per il titolare di monitorare le modalità di utilizzo di tali strumenti.

Quali sono i principi da rispettare per il controllo a distanza dei lavoratori

La possibilità di esercitare forme di controllo da remoto dei dipendenti non è tuttavia illimitata. Infatti, nell’effettuare i controlli a distanza sui lavoratori, il datore di lavoro è tenuto a rispettare una serie di principi in materia di privacy e tutela dei dati personali, quali:

  • il principio di necessità, secondo il quale i controlli debbano necessari e limitati nel tempo e nell’oggetto;
  • il principio di finalità, secondo cui i controlli debbano essere finalizzati al perseguimento di finalità legittime;
  • il principio di trasparenza, che impone l’obbligo in capo al datore di lavoro di informare preventivamente i lavoratori sulle modalità di utilizzo degli strumenti di verifica da remoto;
  • il principio di proporzionalità;
  • il principio di sicurezza, relativo all’utilizzo e protezione i dati raccolti tramite gli strumenti di controllo.

Tali principi sono fondamentali al fine di limitare l’esercizio del potere di controllo al fine di tutelare i diritti dei lavoratori

I controlli a distanza sono legali?

Come anticipato, il potere di controllo a distanza dei lavoratori incontra limiti specifici che trovano fondamento nel diritto dei lavoratori al rispetto della loro privacy sul lavoro, al rispetto della dignità personale e della libertà di espressione. Pertanto, non tutte le forme di controllo del personale possono considerarsi legittime.

Al riguardo, l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, come modificato c.d. “Jobs Act” (art. 23 del decreto legislativo n. 151/2015, in vigore dal 24 settembre 2015), stabilisce che l’uso di impianti audiovisivi e di altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possa ritenersi lecito esclusivamente qualora avvenga:

  • per ragioni organizzative e produttive dell’azienda;
  • per garantire la sicurezza del lavoro;
  • per la tutela del patrimonio aziendale.

É altresì richiesto il previo accordo collettivo stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali, o, in alternativa, previa autorizzazione della sede territoriale o centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

Sono quindi vietati i controlli a distanza occulti o i controlli esclusivamente finalizzati alla verifica del corretto svolgimento delle mansioni da parte del lavoratore.

È fondamentale notare, tuttavia, come tale disciplina in materia di controllo a distanza dei lavoratori si applichi esclusivamente alle forme di controlli sui luoghi dell’azienda e non anche alle forme di controllo operate sugli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze (art. 4, co.2, Statuto dei Lavoratori).

Quando possono essere effettuati i controlli a distanza sui dispositivi aziendali?

Con riferimento a detti dispositivi di controllo a distanza dei lavoratori non è richiesta alcun accordo preventivo né autorizzazione da parte delle rappresentanze sindacali aziendali e l’installazione degli stessi è pertanto da considerarsi “di per sé legittima, ricorrendone i requisiti di legge”.

È inoltre consentito al datore di lavoro di utilizzare le informazioni raccolte attraverso qualunque dei predetti strumenti di controllo a distanza dei lavoratori per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, a condizione che sia data al lavoratore adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dal Codice della Privacy (D.lgs. 196/2003).

Vi è tuttavia un limite all’utilizzo dei dati raccolti dal datore di lavoro attraverso i diversi strumenti. Infatti, qualora esso si avvalga di strumenti per il controllo a distanza dei lavoratori per la prevenzione di comportamenti illeciti, questo potrà raccogliere solo i dati successivi all’insorgere di un sospetto nei confronti del lavoratore. Tutti i dati sull’attività svolta dal lavoratore prima dell’insorgere di tale sospetto non potranno essere né acquisiti né usati per giustificare eventuali azioni disciplinari.

Cosa può controllare il datore di lavoro?

Se da una parte è da ritenersi apprezzabile la sforzo del legislatore di adeguare la disciplina corrente in materia di controllo a distanza dei lavoratori alle esigenze di tutela del patrimonio aziendale, prevenendo un uso ‘distorto’ della strumentazione in dotazione del lavoratore, dall’altro non può essere ignorato il rischio di un utilizzo altrettanto distorto degli impianti di controllo da parte del datore di lavoro tale da comportare una violazione della privacy sul posto di lavoro.

In attesa di conoscere quale sarà la posizione assunta dalla Cassazione e dell’Autorità Garante della Privacy al riguardo, si ritiene opportuno rilevare la posizione recentemente assunta dalla Corte Europea dei Diritto dell’Uomo (Sentenza n. 61496/08, 12 gennaio 2016), la quale ha ritenuto legittimo il controllo da remoto dei dipendenti operato dal datore di lavoro sul contenuto delle comunicazioni personali dei dipendenti inviate per mezzo del proprio account aziendale (email dirette a parenti e fidanzata).

Secondo i giudici di Strasburgo, infatti, il titolare, nell’esercizio del suo potere disciplinare, è legittimato ad accedere alle comunicazioni personali effettuate del dipendente con strumenti aziendali, sempre che quest’ultimo sia stato previamente informato circa le corrette modalità di utilizzo di detta strumentazione.

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