In breve: L’account di posta aziendale è uno strumento di proprietà del datore di lavoro, che può accedervi solo per esigenze organizzative o di sicurezza, mai per controllare la prestazione del dipendente, e solo se il lavoratore è stato informato preventivamente con una policy o una clausola contrattuale (art. 4 dello Statuto dei lavoratori e GDPR). Le stesse regole valgono per chi lavora in smart working.
La casella email aziendale è uno strumento di lavoro
Il datore di lavoro deve controllare la casella mail del dipendente. Oggi parleremo del potere di controllo del datore di lavoro sulla corrispondenza aziendale del dipendente. L’account di posta aziendale è uno strumento di lavoro di proprietà dell’imprenditore in uso al lavoratore, e pertanto il datore ha il diritto di accedere alle mail aziendali. In tal modo, potrebbe però conoscere informazioni personali e dati sensibili coperti dalla privacy. Per questo motivo, il Garante della Privacy vieta il controllo massivo e la conservazione a tempo indeterminato delle mail aziendali, e se il rapporto si interrompe, la casella di posta del dipendente deve essere disattivata.
Quando il datore può accedere alla posta del dipendente
Il datore può pertanto accedere all’account del dipendente solo in determinati casi e a certe condizioni, non essendo ammessi controlli a distanza che siano eccessivamente invasivi della sfera privata del dipendente. Ad esempio, qualora il datore abbia necessità di leggere le email per ragioni inerenti all’attività d’impresa o per tutelare l’azienda da comportamenti illeciti del dipendente o lesivi dell’immagine aziendale, ma solo se abbia già iniziato a riguardo. Infatti, il controllo preventivo è illegittimo. Trattasi dei cosiddetti controlli difensivi, espressione dell’esercizio di un legittimo interesse alla protezione dei beni aziendali da parte del datore, che deve contemperarsi con i diritti alla dignità e alla riservatezza del lavoratore.
In alcun caso, il datore potrà utilizzare i controlli per verificare lo svolgimento della prestazione lavorativa del dipendente. Affinché il controllo sia legittimo, il datore deve informare preventivamente il lavoratore della possibilità di accesso alla corrispondenza mediante una clausola contrattuale, un regolamento aziendale o un disciplinare interno da pubblicizzare adeguatamente. Deve chiarire le modalità di utilizzo della posta elettronica e perché si può eseguire il controllo (leggere solo le mail attinenti all’attività aziendale e non quelle di natura privata), consentire la tracciabilità dei controlli.
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Le stesse regole valgono per lo smart working
Le regole appena dette valgono ovviamente anche per i dipendenti che lavorano in Smart Working, i quali sono soggetti al potere di controllo dell’azienda, ma sempre nel rispetto della normativa di legge, in particolare dello Statuto dei Lavoratori e della privacy.
Autore: Avv. Erika Chiaramonte, Partner dello Studio Legale Lombardo · Ordine degli Avvocati di Roma, n. A46871. Ultima revisione: 29 agosto 2026.
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