Introduzione alla lettera di richiamo
Quando parliamo di “lettera di richiamo” facciamo riferimento a quel peculiare documento con il quale il datore di lavoro contesta ad un dipendente un comportamento rilevante dal punto di vista disciplinare.
Scopo e importanza delle lettere di richiamo
La lettera di richiamo, contenendo in forma chiara e precisa le presunte colpe addebitate al dipendente, ha lo scopo di richiamare l’attenzione del lavoratore. Si sostanzia in una sorta di avvertimento monitorio, attraverso il quale il datore di lavoro tenta di ristabilire il rapporto fiduciario venuto meno.
La ratio è quella di consentire al lavoratore, che ne sia destinatario, di difendersi laddove ritenga che le motivazioni poste a fondamento del richiamo siano prive di ragione.
Elementi essenziali di una lettera di richiamo efficace
Gli elementi essenziali di una lettera di richiamo sono rappresentati dall’indicazione esatta del comportamento contestato, dall’esplicita richiesta rivolta al lavoratore di modificare il comportamento non conforme, e da ultimo, dall’elencazione delle misure, anche giuridiche, a cui la risorsa potrebbe andare incontro.
Come scrivere una lettera di richiamo: suggerimenti pratici. L’importanza di un tono professionale e rispettoso
Dal momento che la lettera di richiamo ha quale funzione quella di riconciliare i rapporti tra datore di lavoro e dipendente, la modalità con la quale viene riveste un’importanza fondamentale.
Pertanto, è bene rispettare alcune regole per la compilazione di tale documento.
Dapprima occorre creare un’intestazione contenente il nome e il cognome del dipendente soggetto al richiamo. In secondo luogo, andrà sviluppato il corpo centrale della lettera, ovvero le motivazioni di tale richiamo con la chiara e puntuale indicazione della tipologia del comportamento incriminato.
Di norma, a questa parte, segue una sezione nella quale si richiede al dipendente di modificare la propria condotta.
La lettera di richiamo contiene, altresì, un termine (solitamente di cinque giorni) entro il quale il lavoratore potrà presentare le proprie giustificazioni.
Rispetto dei requisiti legali nella stesura della lettera di richiamo
Trattandosi di un documento ufficiale, la lettera di richiamo deve rispettare una serie di requisiti che ne garantiscano la validità.
Innanzitutto, deve essere redatta per iscritto, a pena di nullità. Essa potrà essere successivamente consegnata a mani del lavoratore o spedita tramite i servizi postali che ne attestino l’avvenuta ricezione.
In secondo luogo, dalla rielaborazione dei principi contenuti nelle numerose sentenze relative a detto argomento, la Suprema Corte pare dettare altri tre requisiti fondamentali: a) tempestività, ovvero la lettera di richiamo deve giungere al dipendente senza ritardo rispetto alla condotta contestata; b) specificità, ovvero l’indicazione precisa e puntuale dei comportamenti che il datore di lavoro riconosce quali violativi del regolamento disciplinare; c) immutabilità, i fatti contestati nella lettera non devono subire modifiche ad opera del datore di lavoro qualora il dipendente fornisca adeguate giustificazioni a sua discolpa.
Casi in cui è opportuno inviare una lettera di richiamo
A mente dell’art. 7 dello Statuto dei lavoratori “il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l’addebito e senza averlo sentito a sua difesa”.
Pertanto, quando il datore di lavoro ritiene superata la possibilità di operare un richiamo verbale rivolto al dipendente, ricorre all’ammonimento scritto quale ultimo tentativo di riconciliazione.
La finalità si sostanzia nel voler comunicare al lavoratore l’opportunità di migliorare e/o correggere il comportamento inadeguato, invitandolo, al contempo, a prendere consapevolezza dell’accaduto.
Le motivazioni che potrebbero spingere il datore di lavoro ad inviare una lettera di richiamo traggono origine da comportamenti inappropriati, ritardi ingiustificati, assenteismo, violazione di politiche aziendali, performance scadenti.
Gestione delle conseguenze e dei risultati della lettera di richiamo
La contestazione disciplinare rappresenta quel provvedimento utilizzato dall’azienda per sanzionare le infrazioni di minore gravità. Pertanto, non genera ripercussioni in capo al lavoratore, né sotto il profilo della remunerazione (come in caso di multe), né sotto il profilo del mutamento del servizio (come in caso di sospensione o trasferimento).
Creazione di un ambiente di lavoro positivo e disciplinato. Conclusioni e considerazioni finali.
Al fine di garantire la creazione di un ambiente di lavoro positivo e disciplinato, il codice civile detta una serie di obblighi rilevanti a livello disciplinare ai quali i dipendenti devono attenersi.
Detti obblighi generici (di obbedienza, diligenza, fedeltà) vengono poi ripresi e sviluppati all’interno dei contratti collettivi o dei regolamenti aziendali.
Tutte le volte in cui il datore di lavoro deve adottare una sanzione disciplinare nei confronti del dipendente ha l’onere di concedere allo stesso la possibilità di difendersi.
Per tale ragione, lo Statuto dei Lavoratori prevede un iter obbligatorio che deve essere preliminarmente rispettato.
Al rimprovero verbale, segue l’ammonizione scritta, poi la multa, la sospensione, il trasferimento e da ultimo, il licenziamento.
Il licenziamento, a differenza delle “sanzioni conservative”, rappresenta l’estrema ratio e determina la risoluzione definitiva del contratto tra datore e dipendente.
Alla luce di quanto evidenziato, i provvedimenti disciplinari sono strumenti molto importanti nelle mani di ciascun imprenditore. Essi svolgono un ruolo fondamentale nel garantire un ambiente lavorativo sano, organizzato ed efficiente, al contempo rappresentano un mezzo efficace per garantire il rispetto delle regole aziendali.
Per tale ragione è importante imparare ad utilizzare tali strumenti nel miglior modo possibile al fine di assicurare un’attività lavorativa ben funzionante.
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